5 conseils pour envoyer des factures plus utiles et efficaces
Cela arrive tout le temps. Dès que vous cliquez sur le bouton d'envoi, le téléphone sonne. À l'autre bout se trouve un client en colère qui vient de recevoir une facture. Malgré le fait que tous vos accords de paiement aient été traités avant le début du projet, il a quand même réussi à être surpris du montant qu'il vous devait.
Que la description ci-dessus caractérise ou non votre clientèle, il peut toujours être judicieux d'adoucir le coup d'une facture en mettant en valeur ce que vous avez fait et en quoi cela a profité à eux. Il y a aussi quelques choses que vous pouvez faire pour rendre le processus plus facile et donc (espérons-le) accélérer le paiement. Ci-dessous, nous allons voir cinq choses que vous pouvez faire pour rendre vos factures à la fois plus utiles et plus impressionnantes.
1. Montrer une amélioration mesurable
Il n'y a rien qui puisse faire en sorte qu'un gros montant paraisse acceptable, tout comme les données fiables montrant qu'il valait chaque centime. Si vous travaillez continuellement pour que quelqu'un améliore les performances de son site, ajoutez quelques rapports prouvant que vous faites réellement votre travail.
Ceux-ci peuvent être gratuits et rapides à assembler. Utilisez Google Analytics ou Alexa pour mettre en évidence une augmentation du trafic et des classements de recherche pour prouver que vos tactiques de référencement fonctionnent.
2. Afficher un rapide avant et après
Si vous effectuez un travail de conception simple, il n'est pas facile de montrer des améliorations mesurables avec des graphiques et des données. Dans ce cas, vous pouvez joindre une photo rapide avant et après du logo ou du site Web.
Ils ont évidemment déjà vu à la fois l'ancienne version et celle pour laquelle ils vous paient, donc l'objectif ici est un peu plus psychologique. À ce moment-là, quand ils voient le total et se demandent "pourquoi diable suis-je en leur payant tout cet argent?" vous voulez être en mesure de fournir une bonne réponse.
Le fait de montrer immédiatement le changement radical n'est qu'un rappel amical de l'effort que vous mettez dans le projet. Même si le résultat est une pensée d'une demi-seconde qui va quelque chose comme «wow, ça a vraiment l'air beaucoup mieux», vous avez atteint votre objectif sur la cible.
Si le projet était plus élaboré, lancez toutes les révisions majeures. Les clients ont tendance à penser qu'ils ne devraient pas être facturés en supplément pour vous appeler toutes les dix minutes avec des «changements mineurs». En fait, jeter un coup d'œil à toutes les révisions que vous avez dû passer à chaque fois que leur mère ou leur voisin a suggéré un changement de couleur aidera à montrer comment les frais supplémentaires étaient simplement le résultat du fait que vous suiviez la direction.
3. Détaillez comme un fou
Si vous voulez vraiment donner à votre client l'impression qu'il se fait visser, mettez une seule ligne sur votre facture avec un grand total pour le montant dû. Il n'y a tout simplement pas de meilleure façon de vous assurer que vous ressemblez à un pratiquant surpayé.
Une meilleure façon d'aborder la facturation pour les travaux de conception est de détailler vos tâches, que vous les pensiez consciemment de cette façon lorsque vous les exécutez ou non.
Il y a de fortes chances que vous consacriez du temps à la conception initiale, à la mise en page approximative, à la modification du concept, à la mise en page finale, aux remaniements dirigés par le client et aux révisions mineures. Tous ces éléments et bien d'autres doivent figurer sur votre facture. N'exagérez pas et ne donnez pas l'impression de charger par le clic de la souris, assurez-vous simplement de rendre justice à la quantité de travail que vous avez réellement mise dans le projet.
Là encore, un élément psychologique est fortement en jeu ici. Même si le travail livré est le même, un client est beaucoup moins enclin à avoir de la réticence à rédiger votre chèque si une quantité importante de travail a été clairement mise de l'avant de votre part. Faire payer 1200 $ pour une conception de sites Web peut sembler cruel et inhabituel, alors que facturer tous les éléments énumérés ci-dessus semble professionnel et approprié.
4. Facilitez la lecture et le déchiffrement
Tout en ajoutant toutes ces fonctionnalités supplémentaires à votre facture, il peut être assez facile de se laisser emporter. Assurez-vous de ne pas submerger votre client en envoyant un ensemble de conditions de paiement.
Les factures doivent être claires et facilement lisibles. Le total ne doit pas être caché en petits caractères mais affiché bien en évidence avec une date d'échéance définitive.
Si vous décidez d'ajouter des pièces jointes conformément aux suggestions ci-dessus, assurez-vous que la plupart d'entre elles sont de nature visuelle et peuvent être comprises en quelques secondes seulement. Dix pages de lecture supplémentaire ne vous rapporteront aucun point avec un client et sont un excellent moyen de les amener à rechercher un nouveau concepteur avec un processus plus simple.
5. Ajoutez l'intégration PayPal
Si vous courez toujours à la boîte aux lettres chaque semaine pour voir si vos clients ont enfin envoyé les chèques, vous êtes foutu. Il n'y a tout simplement aucune raison pour que le paiement soit retardé lorsqu'il existe des alternatives gratuites et plus rapides qui sont beaucoup plus sûres que d'apposer un cachet sur un mois de salaire et d'espérer qu'il survivra au grand voyage de sauter d'innombrables vols, camions, bacs et sacs postaux.
J'ai complètement basculé vers le paiement électronique et exige maintenant que tous mes clients utilisent PayPal. C'est gratuit pour eux et infiniment pratique pour moi. Bien que j'ai eu un client ou deux qui s'étonnent de ne pas leur permettre de simplement envoyer un chèque, en fin de compte, cela n'a jamais été un problème grave et beaucoup ont même été profondément surpris de voir à quel point le processus s'est amélioré.
Être payé par voie électronique ne signifie plus d'attendre à la boîte aux lettres. Vous recevez une notification instantanée par e-mail et pouvez facilement transférer de l'argent sur votre compte courant depuis votre ordinateur ou votre smartphone (cette étape peut certes prendre quelques jours).
L'intégration de PayPal (ou de tout service financier que vous préférez) dans vos factures peut être aussi simple que d'inclure votre adresse e-mail PayPal et de spécifier que les paiements doivent être effectués sur ce compte. D'autres options plus avancées peuvent inclure une fonction «cliquer pour payer».
La chose la plus importante à laquelle vous devez faire attention avec PayPal est les paiements internationaux. Il s'est avéré, comme je l'ai découvert à la dure, que vous êtes giflé avec des frais lorsque des échanges de devises ont lieu. Ce type tue l'aspect «gratuit», mais il est compréhensible que PayPal ne puisse pas rester en affaires tout en prenant le coup pour toute fluctuation de devise non souhaitable. Si quelqu'un connaît un meilleur service gratuit qui ne vous fait pas payer pour les échanges internationaux, j'aimerais en entendre parler.
Services de facturation en ligne
Si vous vous sentez perdu dans l'ensemble du processus de facturation ou si vous détestez simplement les assembler, il existe un certain nombre d'excellents services sur le Web qui le rendent beaucoup moins efficace. En créant un modèle ou deux pour commencer, vous pouvez rapidement créer et envoyer des factures, puis suivre facilement le paiement. Voici quelques-uns des services que j'ai rencontrés.
La machine à factures
Bulle de facture
CurdBee
FreshBooks
Blinksale
Ballpark
Siwapp
MyClientBase
Simplybill
Récolte
CannyBill
Conclusion
La facturation est l'un des maux nécessaires pour être pigiste. Nous, les designers, aimons être payés, mais détestons la paperasse que cela implique. J'espère que les conseils et ressources ci-dessus vous aideront à augmenter l'efficacité de votre facturation. Si vous cherchez à créer un modèle de facture à partir de zéro, assurez-vous de lire notre guide sur «Créer une facture bien conçue: étape par étape».
Laissez un commentaire ci-dessous et partagez tout ce que vous avez appris au fil des ans concernant la facturation des clients. Assurez-vous également de répertorier tous les grands services de facturation que j'ai manqués!
