Comment rendre vos feuilles de calcul moins boiteuses
Les feuilles de calcul sont boiteuses. Il n'y a pas deux façons. Nous, les concepteurs, détestons les feuilles de calcul parce qu'elles sont un exemple brillant de données ennuyeuses présentées d'une manière ennuyeuse.
Malheureusement pour les concepteurs, les feuilles de calcul sont un mal nécessaire et pourraient même être qualifiées d'outil formidable et essentiel dans le monde des affaires. Aujourd'hui, nous allons voir comment améliorer à la fois l'esthétique et la lisibilité de vos feuilles de calcul avec quelques principes de conception super basiques que n'importe qui peut littéralement suivre. Commençons!
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Le document de départ
Pour commencer, nous aurons besoin d'une feuille de calcul réelle. En voici un avec un formatage presque nul. Il y a un tas de données jetées et organisées en sections, mais pas grand-chose d'autre n'a été fait.
Fixez votre alignement
Comme je le souligne dans presque toutes nos discussions sur la conception, la tendance ici va être d'aligner au centre toutes ou plusieurs des colonnes comme dans l'exemple ci-dessus. Pour une raison quelconque, nous pensons qu'un alignement central facilite la lecture des données.
En réalité, les colonnes de données alignées au centre font que vos yeux suivent un bord irrégulier et ont donc tendance à prendre plus de temps à lire en raison de l'augmentation du mouvement (subtile mais présente).
Pour résoudre ce problème, donnons à toutes les données un fort alignement à gauche. Cela peut sembler ennuyeux (n'est-ce pas ce que nous essayons d'éviter?) Mais croyez-moi, cela rend le document beaucoup plus attrayant et convivial.
Créer des en-têtes clairs
Notre feuille de calcul de départ a déjà franchi une étape importante dans la création d'en-têtes qui se démarquent en les formatant dans toutes les majuscules. Bien que ce ne soit en aucun cas une nécessité, cela les aide à se démarquer clairement du reste du contenu.
Cependant, nous devons aller un peu plus loin dans ce principe pour qu'il soit vraiment efficace. Si vous regardez autour de l'image ci-dessus, vous remarquerez que le texte a toujours la même apparence. Vous saurez probablement intuitivement comment résoudre ce problème, mais assurez-vous que chaque étape de la conception d'un document est intentionnelle avec une logique claire.
Comme vous l'avez probablement deviné, nous allons vouloir mettre les en-têtes en gras. C'est un moyen rapide et facile de vous assurer que vos en-têtes reçoivent l'attention qu'ils méritent.
N'oubliez pas de ne pas devenir fou avec la mise en gras, maintenant que vous avez fait du texte en gras le différenciateur clé des en-têtes, le fait de trop mettre en gras entraînera une confusion visuelle. Si vous essayez de tout rendre spécial, rien ne sera spécial.
Utilisez les couleurs pour le bien et pas pour le mal
Ajouter de la couleur est simple et amusant, non? Vous ne pouvez pas vous tromper avec un peu de couleur! Devine encore. L'autre jour, j'ai vu une feuille de calcul réelle qui utilisait des couleurs similaires à celle ci-dessous.
Il peut être difficile pour beaucoup d'accepter cela, mais c'est moche. Et je ne veux pas dire que c'est juste un peu trop occupé, je veux dire irrémédiablement, ça fait saigner les yeux laids. Si vous vous retrouvez avec quelque chose qui rappelle vaguement la feuille de calcul ci-dessus, effacez tout et recommencez parce que vous avez échoué.
La clé de l'utilisation de la couleur dans une feuille de calcul est d'utiliser la retenue. N'agissez pas comme un enfant qui vient de recevoir son premier kit de peinture. Pensez plutôt à l'endroit où la couleur améliorera vraiment la lisibilité du document. Dans notre cas, rappelez-vous que nous nous concentrons sur les en-têtes. C'est un endroit naturel pour commencer avec la couleur.
Vous voyez à quel point les en-têtes attirent vraiment votre attention maintenant? Ce petit morceau de couleur a considérablement amélioré la vitesse à laquelle vous pouvez numériser le document car chaque section est désormais clairement définie.
Rayures zébrées
Le zébrage est un autre outil incroyablement utile qui peut facilement ruiner un document entre de mauvaises mains. La raison pour laquelle nous l'implémentons est parce que ces chiffres bien à droite ne sont pas très faciles à connecter avec les catégories à gauche. Vos yeux doivent parcourir trop d'espace et peuvent facilement se perdre et se tromper sur le mauvais numéro.
Découvrez à quel point cela est amélioré par quelques rayures simples.
Il est désormais beaucoup plus facile de connecter ces numéros distants à la catégorie appropriée. Remarquez à quel point les rayures sont subtiles. Si je les avais rendus plus sombres, ils auraient commencé à rivaliser avec les en-têtes pour la visibilité. De plus, un peu de contraste est bon s'il est placé aux bons endroits, trop de contraste sur toute la page peut vous faire mal aux yeux.
De l'espace pour respirer
Une tendance que je vois dans beaucoup de feuilles de calcul est de formater les cellules de sorte qu'elles soient juste assez grandes pour s'adapter au contenu et non pas une fraction de pouce plus grandes. La logique est logique, vous essayez de rassembler beaucoup d'informations dans un petit espace pour économiser du papier, faire défiler, etc.
En essayant d'économiser de l'espace, vous sacrifiez souvent beaucoup de l'attractivité du design. N'ayez pas peur d'un petit espace, à la fois en hauteur et en largeur. De nos jours, de nombreuses feuilles de calcul restent purement numériques et ne sont jamais imprimées, de sorte que l'argument papier ne s'applique pas toujours.
La seule différence entre la feuille de calcul ci-dessus et celle ci-dessous est que j'ai ajouté une certaine hauteur et largeur aux cellules. Si vous jetez un coup d'œil rapide à chacun, vous ne pouvez pas vous empêcher de penser que la feuille supérieure semble un peu bâclée et peu professionnelle tandis que celle du bas est agréable et propre.
Sortez de la feuille de calcul
Rappelez-vous ce que j'ai dit au début de l'article? Les feuilles de calcul sont ennuyeuses. Même avec tous les petits ajustements que nous avons faits, vous avez toujours une grosse page ennuyeuse pleine de chiffres.
Si vous soumettez un rapport à votre patron, client ou enseignant et que vous remettez une simple feuille de calcul, il n'y a pas grand-chose à impressionner en dehors de votre mise en forme (et de votre travail bien sûr). Cependant, il est préférable de faire bonne impression dès le départ, dès que la personne voit le document. De retour au collège, je ne peux pas vous dire combien de mes professeurs d'école de commerce ont écrit "Looks Amazing!" sur un rapport que j'ai remis simplement parce que je suis allé au-delà de toutes les personnes qui ont remis un document simple.
La meilleure façon que j'ai trouvée pour corriger une feuille de calcul est de tuer la feuille de calcul. Ce que je veux dire par là, c'est d'utiliser des feuilles de calcul plus comme un moyen rapide et facile de formater un tableau de fantaisie et moins d'un produit final. Certes, si vous devez constamment mettre à jour les nombres dans une feuille remplie de formules, vous devrez conserver la feuille de calcul. Dans la plupart des autres circonstances, vous pouvez considérablement améliorer votre produit final en faisant quelque chose comme ceci:
Soudain, nos données ennuyeuses semblent fantastiques! La raison en est que nous ne sommes pas submergés par la grille géante de données sans fin, mais que nous voyons plutôt des morceaux gérables d'informations clairement séparées et facilement lisibles.
Ce document est tellement meilleur que la feuille de calcul d'origine que votre patron vous offrira sans aucun doute une promotion et une augmentation de vos compétences de conception éblouissantes. Ok, probablement pas. En fait, il se peut que vous ne vous retrouviez pas coincé de façon permanente avec le travail de correction des feuilles de calcul de tout le monde!
Conclusion
Pour résumer, tout le monde dans le monde professionnel a eu sa juste part de feuilles de calcul boiteuses et difficiles à lire. À partir de ce moment, votre travail consiste à toujours réfléchir à la manière d'améliorer la fonctionnalité et l'esthétique de vos documents.
N'oubliez pas de surveiller vos alignements, de créer des en-têtes clairs, d'utiliser la couleur à bon escient et de manière sélective, envisagez d'utiliser des rayures zébrées subtiles et sortez toujours de la feuille de calcul pour le produit final (lorsque vous le pouvez).
Laissez un commentaire ci-dessous et faites-nous savoir les astuces que vous utilisez pour améliorer vos feuilles de calcul. Il vous reste encore beaucoup d'articles à discuter et à essayer: mettre en évidence les cellules importantes, varier les polices, différencier votre première colonne et bien plus encore.
