Création d'une facture bien conçue: étape par étape
La paperasse ennuyeuse est l'un des maux nécessaires pour être un designer indépendant.
Il n'y a tout simplement pas de solution, si vous souhaitez suivre et gérer les paiements des clients, vous devrez configurer un système de facturation. Ce ne sont pas toutes de mauvaises nouvelles; la partie amusante est que vous pouvez réellement concevoir une facture personnalisée.
Aujourd'hui, nous allons parcourir la conception d'une facture à partir de zéro. Je serai aussi en profondeur que possible et inclurai tout ce que vous devez savoir, des bases absolues aux fonctionnalités avancées et même une petite théorie de conception.
Les bases
Commençons par la structure nue. Tout d'abord, votre facture doit tenir sur une feuille de papier standard (8, 5 "x 11" ou vice versa) afin que le client puisse l'imprimer sans aucun problème. Il y a de fortes chances qu'ils le gardent numérique, mais pour des raisons de commodité, il est préférable de s'en tenir au format de lettre standard.
Ensuite, il doit inclure votre nom (ou nom de l'entreprise) et vos coordonnées de base. Vous voudrez être complet et inclure votre adresse physique, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et tout autre élément pertinent. À moins que vous n'ayez une bonne raison de cacher une quelconque de ces informations à un client, elles devraient toutes être là à des fins de comptabilité et d'enregistrement (à leur profit, pas au vôtre).
Vous voudrez également inclure la date de la facture ainsi qu'un numéro de facture. Il n'est pas nécessaire de créer un numéro de facture, mais il est utile à la fois pour votre propre système de fichiers et celui de votre client. La façon dont vous allez créer un système de numérotation des factures dépend entièrement de vous. Il peut simplement s'agir de la date réduite aux nombres ou d'un décompte de base (001, 002, 003… 110, 111, 112) du nombre de factures que vous avez envoyées cette année-là.
Transmettez votre marque et votre style
De toute évidence, puisque vous êtes en fait un designer, vous devez concevoir votre facture en fonction de votre marque personnelle ou d'entreprise. L'objectif principal est de le rendre fonctionnel, mais un objectif secondaire important est de le rendre attrayant.
La façon dont vous appliquez votre marque spécifique dépend de vous. Je vous suggère de vous inspirer de quelque chose que vous avez déjà créé, comme un site Web, du papier à en-tête ou une carte de visite. J'ai utilisé le site Web Design Shack comme point de départ pour l'inspiration des couleurs et le choix des polices et j'ai trouvé l'en-tête suivant:
C'est simple, mais il fait le travail et transmet définitivement l'aspect classique et ancien de notre site Web. Pour ajouter un peu plus de flair, j'ai jeté un vecteur tourbillonnant dans le coin inférieur droit. Il est fonctionnellement superflu mais ajoutera un peu de plaisir au produit final sans trop distraire du contenu principal. Notez que j'ai réduit la transparence d'un bon montant pour qu'elle ne ressorte pas tellement.
Grille lisible
Ensuite, vous avez besoin d'un espace pour répertorier ce que vous facturez au client. Même si vous facturez un seul projet, divisez votre temps en sections afin que votre client puisse voir clairement ce que vous êtes payé pour faire. Parfois, un seul numéro d'article avec un total vous fera gagner un appel outragé d'un client exigeant de savoir pourquoi il vous paie tant. Le total est beaucoup plus susceptible d'être accepté si vous précisez très clairement combien de travail vous avez fait.
L'objectif ici est d'obtenir des informations claires et lisibles. Je recommande d'utiliser des bandes zébrées ou une grille visible pour augmenter la lisibilité. Pour plus d'inspiration sur les grilles lisibles, consultez notre article sur la création de superbes tableaux.
Faites de la place pour des descriptions détaillées
Il arrive souvent que la solution de grille ci-dessus soit un pas dans la bonne direction, mais n'est pas tout à fait suffisante. Certains concepteurs et / ou clients préfèrent une description détaillée de chaque élément de campagne. Dans ces cas, créez simplement une rangée entre chaque élément avec une hauteur supplémentaire. Dans l'exemple ci-dessous, j'ai décidé de conserver la méthode de zébrage et de mettre en retrait la copie de description pour maintenir le contraste entre les deux.
Notez que j'ai également ajouté un grand total en gras. Ce numéro sera probablement l'élément d'information le plus important pour l'expéditeur et le destinataire de la facture. Par conséquent, il est inutile de le cacher. Faites-le ressortir pour que le lecteur puisse le voir d'un coup d'œil.
Date limite de paiement
Celui-ci est important. Certains peuvent voir un délai de paiement sur une facture de conception comme présomptueux ou grossier, mais je considère que c'est une nécessité si vous facturez un client avec lequel vous n'avez pas beaucoup travaillé par le passé. Vous êtes un professionnel et vous ne devez laisser personne vous traiter autrement. Si vous avez fait le travail de façon satisfaisante, vous méritez le respect d'une date de paie définitive. Dans la plupart des cas, le concepteur se voit présenter un délai pour l'oeuvre et il est donc tout à fait raisonnable de donner au client un délai de paiement. Assurez-vous simplement que cela ne les surprend pas. Vous devez définir une directive standard, telle que «tous les paiements dus dans la semaine suivant la date de réception de la facture» et présenter ces informations au client avant le début des travaux.
Encore une fois, je suis allé avec un élément de conception simple, mais je l'ai rendu assez audacieux pour se démarquer. Vous ne voulez pas le faire se fondre trop, donnant ainsi à quelqu'un une bonne excuse pour dire qu'il ne l'a pas vu.
Rendre les conditions de paiement claires
Avec votre date d'échéance de paiement, vous devez inclure toutes les exigences spécifiques que vous avez concernant le paiement. Cela inclut tout texte général pour renforcer la date d'échéance, vos modes de paiement préférés et acceptés, votre politique concernant les chèques sans provision, etc.
Ce que vous mettez ici dépend entièrement de vous. Vous voulez être bref mais suffisamment approfondi pour vous assurer d'être couvert en cas d'argument ou de situation indésirable. Au fur et à mesure que vous traitez avec de plus en plus de clients, vous souhaiterez réviser cette section pour l'adapter à tous les scénarios auxquels vous vous heurtez fréquemment.
J'ai également inclus une zone de signature amicale et informelle. C'est un excellent endroit pour prendre des notes concernant des emplois spécifiques, etc. Les factures peuvent être un peu froides et informelles, n'ayez pas peur d'insuffler un peu de convivialité personnelle.
Conception terminée
C'est tout ce qu'on peut en dire. Vous aurez sans aucun doute quelques zones d'informations personnalisées à inclure, mais cela couvre à peu près votre facture de conception typique. Découvrez le produit fini ci-dessous.
Une petite théorie du design
J'ai structuré la conception de la facture de manière très réfléchie afin d'influencer le lecteur. Il y a trois informations principales que nous voulons que le client remarque: de qui il vient, quand il est dû et à quel prix. Tout le reste est certes toujours important, mais finalement secondaire par rapport à ces informations clés. Regardez ci-dessous pour voir la cohérence de la conception que j'ai utilisée pour accomplir une hiérarchie visuelle.
Pour les éléments importants, j'ai utilisé une couleur cohérente qui contraste bien avec l'arrière-plan et j'ai agrandi / mis en gras ces éléments afin qu'ils se démarquent de tout le reste de la page. De cette façon, le lecteur prend ces trois bits d'information même s'ils ne survolent la page que pendant une minute. Essayez de regarder le design fini ci-dessus sans rien lire intentionnellement. Notez que même lorsque vos yeux parcourent la page, ils sont instinctivement attirés par les éléments les plus contrastés.
Accessibilité
Une dernière note sur le design. Notez qu'il est optimisé pour l'impression au-delà de la taille requise mentionnée précédemment. Si vous imprimez cette facture sur une simple imprimante laser noir et blanc, elle devrait bien paraître. Toutes les informations conserveront leur lisibilité et la hiérarchie visuelle ne sera pas compromise. De plus, comme il n'y a pas de remplissages sombres plus grands que le logo de l'en-tête, il doit utiliser une quantité minimale de toner.
Une autre chose importante à considérer est la taille et le format du fichier. Vous voudrez l'enregistrer dans un format largement accepté tel que .pdf ou .doc et veillez à vous assurer de le garder sous quelques centaines de Ko au maximum (le plus petit sera le mieux). Cela garantit que le fichier ne sera pas bloqué par des serveurs de messagerie pointilleux et pourra être reçu facilement par une personne disposant d'une connexion Internet moins que brillante.
Ces détails peuvent sembler insignifiants, mais les petites choses jouent un grand rôle dans la perception du document par les autres. Une bonne facture est celle qui ne vous transforme pas en support technique pour quiconque essaie de la recevoir.
Plus d'idées de fonctionnalités
Pour compléter notre discussion sur les fonctionnalités utiles, voici quelques autres que vous voudrez peut-être inclure:
- Totaux automatiques: créez votre facture en Excel ou en nombres et configurez des formules pour faire tout le calcul ennuyeux pour vous!
- PDF interactif: vous pouvez faire beaucoup de choses avec un PDF pour le rendre plus interactif, mais il est préférable de le limiter aux fonctionnalités pouvant être utilisées par la plupart des lecteurs, telles que la conversion de tout e-mail ou site Web adressé en liens en direct (cliquable)
- Intégration PayPal: mettez-le en ligne et incluez un bouton PayPal pour faciliter la connexion des clients au service et vous envoyer de l'argent.
Applications de facturation
Vous ne voulez pas vous soucier de créer vos propres factures? Consultez ces articles sur les applications Web qui vous aideront à faire le travail.
- Six révisions: 20 outils de facturation pour les concepteurs Web
- 1er concepteur Web: 5 excellents outils gratuits pour vos besoins de facturation
- Tripwire Magazine: plus de 30 outils indépendants indispensables pour le suivi des dépenses, la facturation et la facturation
Montre moi les tiens
Pour résumer, une facture bien conçue doit se concentrer sur trois aspects clés: de qui elle provient, quand elle est due et à quel prix. Assurez-vous également de détailler votre travail et de donner des descriptions détaillées pour éviter toute confusion. Enfin, donnez-lui un peu de votre propre personnalité sans trop distraire du contenu principal.
Maintenant que vous avez vu ma tentative de facture décente, faites-nous savoir ce que vous feriez pour l'améliorer encore. Mieux encore, incluez un lien vers votre propre facture et parlez-nous de ses principales caractéristiques.
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