Comment organiser une réunion qui excite tout le monde à propos du design
La redoutable réunion de lancement du projet. C'est sur votre calendrier. Vous ne pouvez pas l'éviter. Mais vous pouvez en faire un événement plus mémorable qui aide à générer de la créativité parmi les membres de votre équipe.
Le début de chaque projet doit être marqué par l'enthousiasme et l'anticipation. C'est le moment où vous et votre équipe apprenez à connaître un nouveau client ou une nouvelle idée et revenez vraiment aux bases du brainstorming et de la génération d'idées. Il peut, et devrait, être l'une des parties les plus importantes d'un projet de conception et il doit être tout sauf ennuyeux.
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Élaborer un plan de pré-réunion
Une bonne réunion commence dans les phases de planification. Vous devez collecter le matériel de conception et préparer un paquet d'informations pour l'équipe. C'est également une bonne idée d'envoyer des informations sur la conception avant la réunion afin que les concepteurs puissent commencer à réfléchir au projet.
Voici dix points à considérer avant la réunion:
- Taille de l'équipe
- Préparer un bref plan de conception (un paragraphe ou trois puces) en fonction des besoins du client
- Décrire les objectifs et le calendrier du projet
- Mener des entretiens avec le client
- Afficher les produits ou la vision actuels
- Développer une ébauche ou un plan
- Créer une liste des livrables souhaités
- Déterminer les facteurs de réussite
- Comprendre les spécifications techniques ou les nécessités
- Créer un ordre du jour de réunion
Créez le bon environnement. Réorganisez le mobilier de la salle de réunion de manière à ce que les gens s'assoient face à face; évitez une disposition de style auditorium. Considérez les décorations ou la musique ou d'autres éléments qui ne sont pas la norme. Des éléments de surprise peuvent engager rapidement une équipe et changer sa perception de ce qu'une réunion «est censée être».
Définir le ton juste pour le coup d'envoi
Le ton de la réunion de lancement devrait refléter le ton du projet, de sorte que la réunion place l'équipe dans le bon état d'esprit. La réunion devrait également être conçue pour favoriser la réflexion créative et pourrait ne pas être mieux conduite à une table de réunion.
Divisez la réunion en plusieurs parties:
- introduction
- Réflexion
- Activité
- Séance de questions et réponses
- Réflexion
- Devoirs et tâches
- Définir le suivi
Usabilty.gov a un grand ensemble de directives de questions conçues pour créer des projets numériques, mais peut être ajusté pour presque n'importe quel objectif de conception. N'oubliez pas que l'objectif de la réunion de lancement est de repartir avec une équipe qui est enthousiasmée par un projet et qui a une idée commune des objectifs, des résultats et de la vision du succès.
Fournir des informations utilisables mais pas trop
Si votre réunion est un lieu de distribution et de lecture d'un dossier de conception, il est peu probable que vous en ressortiez avec l'excitation et les idées que vous attendez. La réunion fonctionnera mieux si les informations sont divisées en petites parties utilisables. Conservez une documentation massive pour après la réunion.
De quels types d'informations l'équipe a-t-elle besoin lors de la réunion de lancement pour commencer? En bref, ils ont besoin de visuels. N'oubliez pas la philosophie «montrer, ne pas dire». Ceci est une équipe de conception. Montrez le client. Montrez le projet. Montrez la compétition. Demandez ensuite à l'équipe de montrer ses idées initiales.
Planifier une activité
Assis autour d'une table n'est pas mon idée de la façon de commencer à penser de façon créative. Cela aide à bouger ou à penser différemment.
Une activité ou un jeu planifié peut être la bonne idée pour aider à mobiliser les muscles de la pensée. Et vous pouvez l'approcher de deux manières:
- En tant qu'activité liée au projet
- En tant qu'activité indépendante conçue pour effacer la palette créative
Ces deux options peuvent être un moyen efficace de motiver une équipe et de commencer à fonctionner en groupe. (Cela peut être particulièrement important pour les personnes qui n'ont peut-être pas travaillé ensemble dans le passé.)
Trois idées d'activités liées au projet:
- Créez une carte conceptuelle pour décrire à quoi ressemble le projet et comment il se réunira. Ajoutez une touche amusante à l'activité, comme faire une carte sans mots, de sorte que les croquis se rejoignent d'une manière inhabituelle ou intéressante.
- Faites un tri par carte de priorisation. Donnez à chacun une pile de fiches et notez quels éléments du projet sont les plus importants. Ensuite, organisez les cartes par priorité.
- Créez une vérification visuelle de l'intestin. Afficher des visuels du projet en cours et des projets similaires ou concurrents. D'un simple coup d'œil, demandez aux membres de l'équipe de noter comment l'image les fait se sentir en un mot. Les images avec des associations de mots de connexion au projet peuvent lancer une discussion sur la façon de procéder.
Trois titres de livres qui regorgent d'excellentes idées d'activités créatives ou de remue-méninges avec un groupe:
- «Caféine pour l'équipe créative» de Stefan Mamaw (un de mes préférés!)
- «Creative Grab Bag: des défis inspirants pour les artistes, les illustrateurs et les designers» par Ethan Bodnar
- «Atelier créatif: 80 défis pour affiner vos compétences en conception» par David Sherwin
Définir un chronomètre
Des réunions comme celle-ci peuvent devenir longues et fastidieuses. Apportez un chronomètre et respectez l'ordre du jour et les tâches à accomplir.
La durée exacte d'une réunion de lancement peut varier en fonction de votre équipe ou de votre projet. Certaines entreprises ont un plan de lancement d'une journée pour les grands projets, avec de petits groupes entrant et sortant de l'événement de style fête. D'autres réunions sont structurées en sessions de travail plus courtes (pensez 1 à 2 heures) où la planification initiale d'un projet a lieu.
Préparez un plat à emporter
Les concepteurs doivent quitter la salle de réunion avec quelque chose à faire et un aperçu de l'endroit où aller. (N'oubliez pas que cette réunion les a tous préparés pour le projet en cours.)
Assurez-vous que votre équipe a tout ce dont elle a besoin pour commencer une fois la réunion terminée. (Pensez aux considérations préalables à la réunion.) J'aime préparer une boîte à outils de concepteur avec chaque concepteur. Ces jours-ci, la trousse à outils est en fait une clé USB alors que dans le passé, il aurait pu être un dossier plein de goodies.
Le kit doit contenir les éléments suivants:
- Paramètres de conception et de style, tels que la palette de couleurs et de polices, l'utilisation du style et les directives de marque.
- Mémoire de conception et portée du projet.
- Délais et attributions de tâches.
- Images, logos ou autres documents.
- Exemples de package de conception et de matériaux ou site Web actuels.
- Visuels que le client aime ou a notés pour le projet.
- Contact et liste de service pour l'équipe de projet.
Conclusion
La planification d'une réunion doit utiliser une partie de la même pensée créative qui est nécessaire pour concevoir un grand projet. Pensez à l'extérieur de la zone de réunion pour aider votre équipe à se rassembler pour quelque chose qui les passionne.
Même quelque chose d'aussi simple que de réorganiser la pièce ou une décoration inattendue peut aider à engager les gens dans un cadre de réunion. Soyez créatif et bonne chance!
Photos courtoisie de Creative Market .
